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Das papierlose Büro – Eine Illusion?

Hinweis: Werbung, unbeauftragt! Bei diesem Text handelt es sich um einen redaktionellen Beitrag, der unbeabsichtigt durchaus eine werbende Wirkung haben könnte, ohne dass ich von irgendeinem Unternehmen dafür beauftragt wurde!

Ist das Konzept des papierlosen Büros wirklich eine Illusion? Ich denke nicht. Der Gedanke ist wahrlich nicht neu, bereits 1975 wurde ein erster konkreter Entwurf eines solchen Büros in einem Artikel der Business Week, Nr. 2387, publiziert. Und es folgen weitere in den Jahren.

„Verantwortlich ist man nicht nur für das, was man tut,
sondern auch für das, was man nicht tut.“

Laotse

Berge von Papier

Zum ersten Mal konfrontiert mit dem Problem Papierverbrauch war ich vor ein paar Jahren. Ich hatte mir vorgenommen, meine Papierberge zu sortieren und in einem zweiten Schritt zu digitalisieren. Als ich mich an das Projekt heran machte, merkte ich zum ersten Mal bewusst, was für ein Masse an Papierverbrauch man doch hat. Bis zu diesem Zeitpunkt war es für mich normal, alles zu Papier zu bringen, egal ob es ein Telefonnummer war, eine Idee oder irgendwelche Tutorials, die man sich merken wollte.

Ganz unabhängig von der Idee, ein papierloses Büro einzurichten, machte ich mich ans Werk. Aus heutiger Sicht sind das die entscheidenen Punkte gewesen, in dieses Konzept einzuschwenken. Das man die Entscheidung trifft, es endlich anzugehen, verbunden mit der Frage des WIE.

Damals war mein erster Gedanke dazu wie ich die ganzen Informationen auf dem Rechner ablege. Ich feilte lange an einer sinnvollen Ordnerstruktur. Diese ergab sich letztlich aus meinen Interessen selbst. Eine schlichet Unterteilung in einzelne Sachgebiete, die sich wiederum in sinnvolle Untergruppen aufteilten. Dieses Grundprinzip hält bis zum heutigen Tag und funktioniert perfekt für mich.

Die zweite große Einsicht zu diesem Thema erhielt ich dann beim Studium. Wenn man sich im Bereich Mediendesign bewegt, kommt irgendwann auch mal die Papierherstellung zur Sprache. Neben dem interessanten Wissen um das Handwerk selbst wird man unweigerlich mit Zahlen und Fakten konfrontiert. Hauptrohstoff in der Papierherstellung ist Holz und Wasser, dass sollte nichts Neues sein? Welche Menge in diesem Produktionszweig verbraucht werden ist allerdings schon eine ganz gewaltige „Hausnummer“!

Spätestens jetzt rückte das Konzept „papierloses Büro“ deutlich näher. Daher stand für mich fest, mit Gründung meiner Firma diese Idee von vornherein zu verfolgen.

Es wirklich durchzuziehen, ist wohl das aller schwierigste daran

Eine Basis in Form einer sinnvollen Ordnerstruktur existiere ja bereits auf meinem System. Diese wurde nun erweitert um den Anforderungen meiner Firma gerecht zu werden. So gibt es mittler Weile einen „Lager“ Bereich für die Ressourcen (Schriften, Grafiken, Texturen und Bilder), Platz für allgemeine Firmeninterna und die ehemalige Kundenmappe wurde auch zu einer übersichtlichen Ablageort auf dem System. Wo ich mich lang mit schwer getan habe war die korrekte Dateibezeichnung. Viel zu oft wird mal kurz eine Notiz mit einem einfachen „info.“ weggespeichert. Es liegt auf der Hand, dass dies recht bald für Verwirrungen sorgt!

Geholfen hat mir in beiden Fällen, Ordnerstruktur und Dateibezeichnung, ein Blick in die Industrie. Speziell in den Zweig Lagerhaltung und Logistik. Moderne Lagerverwaltungen verfolgen das sogenannte System des „Break Down Index“ in Verbindung mit der Vergabe von Nummernschlüsseln. Ein Ansatz, den man leicht auf seine Bedürfnisse addaptieren kann.

Neben einer übersichtlichen Struktur der Daten war es mir auch wichtig, diese ggf. vor Ort beim Kunden zu Verfügung zu haben. Also kam nur ein cloudbasiertes System in Frage. Ich hatte Anfangs mit „Evernote“ einige Erfahrungen gesammelt, mittlerweile bin ich aber mit meiner „Datensammlung“ auf „OneNote“ von Microsoft umgestiegen.

Die Papierflut von Außen

Der zweite Gedanken galt der Papierflut von Außen. Sprich allem was rein kommt an Papier. Bereits seit Jahren behalte ich es mir vor keine kostenlosen Zeitungen und Werbung zu bekommen. Auch 90% meiner Rechnungen wickel ich derzeit digital ab. Teilweise sind große Konzerne bereits selbst auf das Problem Papierverbrauch gestoßen und bieten einem den Digitalverkehr an. Gleiches gilt natürlich auch für meinen Schrift- und Bankverkehr. Soweit es möglich ist erledige ich diesen Online oder über E-Mail.

Mit der Gründung meiner Firma stand auch wieder die Buchhaltung auf dem Plan. Hier galt es abzuwägen, was man in seiner gewählten Rechtsform benötigt. Mittlerweile bieten aber viele Buchhaltungstools cloudbasierte Lösungen an. Im Rahmen des papierlosen Büros liegen die Vorteile auf der Hand. Alles spielt sich am Rechner ab, einzig gescannte Quittungen in einem Ordner erinnern noch an die Papierberge vergangener Buchhaltung.

Im Rahmen meiner Gründung hatte ich mir einige Anbieter genauer angeschaut und habe mich letztlich für „Lexoffice“ entschieden. Eins stand aber von Anfang an fest, es sollte so „einfach“ wie möglich sein und mir ein flexibles Arbeiten erlauben. Mitentscheidend bei meiner Wahl waren die moderne und intuitive Bearbeitungsoberfläche, eine umfangreiche Dokumentation, die papierlose Anbindung an ein Steuerbüro und letztlich auch die Möglichkeiten verschiedene Zahlungsmethoden wie z. Bsp. PayPal zu integrieren. In eine Interview mit PayPal gehe ich auch noch mal detaillierter auf dieses Thema ein.

Eine weitere, große Herausforderung ist die Auftragsbearbeitung. In meinem Bereich beginnt ein Auftrag immer mit der Informationsbeschaffung. Dazu gibt es spezielle Fragebögen und Checklisten, die an den Kunden gehen. Später folgen die rechtlichen Papiere, wie Verträge, AGB, und weitere Vereinbarungen.

All diese Dokumente gingen bisweilen in Schriftform an den Kunden. Mittlerweile habe ich alle meine erforderlichen Dokumente interaktiv gestaltet so das sie digital bearbeitet werden können. An dieser Stelle sei einmal das vielfältige Dateiformat „pdf“ genannt und die dazu gehörige Software Acrobat und Acrobat Reader, die bei mir derzeit zu Einsatz kommen.

Arbeiten in der Cloud

Was derzeit auch immer weiter in den Focus rückt, ist die sogenannten Zusammenarbeit in einem Cloudsystem. Sei es nun Firmenintern oder mit dem Kunden zusammen. Derzeit bieten alle Großen wie auch kleine StarUp derartige Systeme an. Im Rahmen meines Konzeptes war auch bei mir die Überlegung, wie ich dies für mich und meine Kunden nutzen kann.

Zur Bearbeitung eines Auftrages benötige ich allerhand Material vom Kunden wozu sich der Austausch über eine Cloud hervorragend eignet. Aber auch die Bereitstellung und Bearbeitung von Dokumenten wird so, auch über große Distanzen, machbar. Was mir letztlich auch die Möglichkeit biete, Aufträge nicht nur Deutschlandweit sondern auch international zu bearbeiten.

Um eine gewisse Flexibilität, auch zwischen den Plattformen WIN und MAC auszugleichen, habe ich mich hier für die „G Suite von Google“ entschieden. Da ich mich allerdings mit gewissen Datenschutzversprechen großen Firmen noch etwas schwer tue, nutze ich derzeit die Cloud vorwiegend für nicht sensible Daten.

Ein weiterer Punkt, der sich allerdings mehr unbewusst verändert hat, ist die Informationsbeschaffung. Vor ein paar Jahren war ein Buchladen für mich das, was ein Schuhladen für manch eine Frauen ist. Zu jedem erdenklichen Thema wurde ein Buch gekauft. Das hat sich über die Zeit allerdings gewandelt. Hauptquellen für meine Informationen sind derzeit Blogs und Podcastfolgen. Der Vorteil hierbei, ich kann ganz gezielt Informationen konsumieren die mich interessieren und zudem sind diese Quellen kostenfrei.

Wenn auch noch nicht alles zu 100% meine Vorstellungen entspricht, so zeigt sich doch bereits jetzt ein positiver Erfolg. Die Kostenbelastung, speziell im Bürobereich sind fast gegen Null gelaufen. Der Zugriff auf Informationen gestaltet sich Dank Suche recht einfach und sehr zielgerichtet.

Und auch bei der Auftragsbearbeitung haben sich die Arbeitsschritte deutlich vereinfacht, zumal ich nicht unbedingt auf das Büro als festen Standort mehr angewiesen bin, was letztlich auch wieder Ressourcen und Zeit spart. Vor diesem Hintergrund kann ich auch sehr schnell und flexibel auf Anfragen oder Bearbeitungswünsche meiner Kunden reagieren.

Zugegeben,

…es steckt eine Menge Arbeit dahinter wenn man ein laufendes System umstellen will und es gehört auch eine gewisse digitale Affinität dazu, gewohnte Arbeitsschritte online zu erledigen. Entscheiden ist, diesen Entschluss zu fassen und ihn dann, mit einem detaillierten Plan, zu verfolgen. Es lohnt sich in jeder Hinsicht!

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